Хочешь стать писателем? Часть 4. Тексты в бизнес-стиле из-за бугра

Я по-прежнему продолжаю размышлять о написании текстов в разных эпостасиях. Сегодня из-за бугра я публикую первую часть из 12 советов по написанию текстов в бизнес-стиле. Читаем…

Сегодняшний мир бизнеса целиком и полностью движется вперед благодаря одной вещи – информации. Совершенно не имеет значения то, что у вас имеется собственный маленький бизнес или вы занимаете не последнее место в какой-нибудь мощной международной корпорации, шансы, что ваши потуги в бизнесе пойдут в гору, зависят от того, как вы умеете вообще писать! Конечно, для таких случаев имеются сервисы подобно Email или традиционные бизнес-письма, но большинству бизнесменов надо также научиться писать собственные презентации, бизнес-предложения, требования к отдельно взятому делу, программы тренировок, предложения по выделению грантов и целый ряд других документов…

Но именно здесь и кроется серьезная проблема: большинство бизнесменов имеют мало опыта, как правильно писать деловые письма. И если те, которые закончили специализированные бизнес-школы, имеют смутные представления как правильно писать эти письма, то для других бизнесменов, которые также поступают в данные школы бизнеса, основной мотивацией является обучение деловой практике бизнес-письма; другие же бизнес-программы в вышеперечисленных школах, как правило, отходят на второй план. Но те свежеиспеченные бизнесмены, которые не имеют университетской подготовки( у большинства имеется всего лишь среднее образование), практически не имеют шансов на адекватное изложение своих мыслей на бумаге…
И если вы являетесь одним из малообразованных бизнесменов, для которых до последнего времени правильный деловой стиль письма еще не представлял серьезной проблемы, что вы уже должны себе ясно представлять, что недостаток знаний и умений в этой области будет представлять для вас все большую и большую проблему с каждым последующим годом… Но если вы решитесь, и начнете уделять хоть немного своего драгоценного времени данной проблеме, то рано или поздно вы непременно добьетесь существенных результатов. В это сфере нет готовых шаблонов для достижения успехов в деловой практике написания бизнес-писем, но именно в этой статье представлены кое-какие направления, которые помогут найти вам верную дорогу к успеху.
1. Лучше меньше, да лучше.
Если сравнивать бизнес-писание с любой другой практикой письма, то именно здесь можно найти похожие стили. Звучит несколько иронично, но чем больше и больше печатная и электронная информация становится особенно важной для должного функционирования бизнеса, то тем меньше и меньше люди хотят это читать. Появился даже новый тренд в печатных и онлайновых версиях газет: они стали отказываться от средних статей формата в 2000 слов, и стали возвращаться к старому, доброму стандарту из 500 слов. Используйте только нужные слова, вырезайте всю цветистую прозу, старайтесь избегать длинных и малозначащих предложений.
2. Избегайте жаргона.
Каждый нормальный бизнесмен ненавидит писать письма в бизнес-стиле, и особенно вставлять в текст такие предложения как “безоблачное руководство бизнесом” или “стратегические совместные решения”, которые не значат ничего; “мозговой штурм” или классическое “умение работать в команде” звучат немного посерьезнее, но при внимательном изучении они не вызывают ничего, кроме улыбки…Иногда этот бизнес-жаргон просто необходим – в затребовательных документах, в технической спецификации, например – но все равно, даже для людей, работающих в одной бизнес-сфере как и вы, использование специфического бизнес-жаргона – вещь неприемлемая. Если все-таки находится умник и каждый раз вставляет эти словечки в свои письма, то он добивается всего лишь одного: глаза читателя быстро скользят вниз, не вызывая истинного значения письма. Иначе говоря, жаргон используется в тех случаях, когда писатель действительно не хочет сказать что-то путное!
3. Написал один раз, проверь дважды.
После того как вы написали письмо, то сразу же проверьте и перепроверьте его. Затем повторите эту процедуру через несколько часов, на лучше – через несколько дней! Ничто не обескураживает писателя, как нахождение ошибок в превосходно написанном документе. В это довольно тяжело поверить, но, тем не менее, стереотипы из года в год остаются совершенно неизменными – люди судят о вас именно по вашим ошибкам в письме, а не наоборот! Если вам не надо срочно отправить бизнес-письмо, то постарайтесь удержаться от соблазна поскорее его отправить, и оставьте полежать письмо хотя бы на несколько часов, затем пробегитесь свежим взглядом, отредактируйте его, и только потом отправляйте. Человеческий мозг устроен так, что он не замечает только что сделанных ошибок. Важно в этом случае знать, что ни одному великому писателю не нравилось редактировать свои работы, но они снова и снова возвращались к своим черновикам, исправляли ошибки, и только потом мы, наконец, и увидели их бесценные работы. А вы разве являетесь исключением?
4.Написав однажды, перепроверяйте трижды!
Я знаю, что это уже я говорил, но кое-что нужно все-таки добавить. Когда будете редактировать свой текст, то не забудьте проверить не только орфографию и вырезать ненужные словесные обороты, здесь следует обратить внимание на сам тон письма, которое внезапно может нанести непредвиденные проблемы. Допустим, когда мы злы и не в настроении, то мы часто пишем такие вещи, которые точно никто не захочет читать. Лишний раз стоит убедиться, что ваша письменная работа отображает именно то, что вы хотели сказать своему бизнес-коллеге. А если быть точнее: как именно вы хотели выразить свои мысли…
5. Следует специально обращать внимание на имена, на пол, на иерархию человека в его корпоративном бизнесе.
В отличие от традиционной, в бизнес-переписке есть одно маленькое, но существенное отличие, которое вам не простит никто:если вы перепутаете различия между мистером Смитом или миссис Смит. И особенно это бросается в глаза при чтении документов. А если вам особо не хочется акцентироваться на буквальном написании чьего-то имени, должности( а это очень много значит в бизнес-сферах!) или на половой принадлежности человека, то имеет смысл:
А) Напрямую выйти на человека, которого вы еще плохо знаете( например, его ассистента) или
Б) В случае, если вы не знаете пол того человека(Mr. Smith или Ms. Smith), то имеет смысл использовать для этих случаев нейтральный язык. “Он” или “Они” в одночасье станут превосходным выходом из вашей затруднительной ситуации. На это стоит пойти, несмотря на то, что ваша учительница по грамматике и орфографии непременно бы поставила вам плохую оценку…
6. Сохраняйте черновики ваших работ.
Чтобы вы не писали: хорошее бизнес-письмо, email, или вообще другой документ, всегда присутствует вероятность того, что вы будете писать похожий документ в ближайшем или в обозримом будущем. Вы непременным образом должны сохранить этот документ как образец для последующих писем. Спешка в написании подобных документов как раз вызывает ошибки в типаже и в других вещах, а если вы будете время от времени сохранять свои черновики, то это позволит вам уберечься от последующих глупых ошибок. Перед отправлением следующего письма вам стоит лишний раз убедиться, что вы уже убрали всю ненужную специфичную информацию – имена, компании, и т.д. Вы же не захотите, чтобы вы ненароком отправили письмо мистеру Томасу, тогда как оно было адресовано мистеру Смиту!

Мотиватор: